Een AI-policy voor je bureau, zonder bij nul te beginnen.
Vier blokken die je in een namiddag omzet naar een werkbare afspraak voor je team: wat wel en niet in een prompt mag, welke tools goedgekeurd zijn, wanneer je een klant vertelt dat AI meedraait, en wie nakijkt vóór iets buitengaat. Kopieer de blokken, vul de [INVULVELDEN] in en je hebt vandaag nog een eerste versie. Geschreven voor bureaus, niet voor een juridische afdeling.
Drie stappen, één werksessie.
Vier blokken om over te nemen en in te vullen.
Alles tussen [BLOKHAKEN] vul je zelf in. De rest kan je letterlijk overnemen en daarna aanscherpen op jullie manier van werken.
Promptregels: wat mag wel en niet in een AI-tool
De kern van je policy: één duidelijke lijn waar iedereen op kan terugvallen, ook onder deadline-druk.
- 01Namen, contactgegevens of herkenbare details van klanten gaan nooit in een publieke AI-tool. Anonimiseer eerst: schrijf [KLANT] of [PROJECT] in plaats van de echte naam. Zo blijf je meteen ook goed onder de GDPR: persoonsgegevens horen niet in tools waarmee geen verwerkersafspraken bestaan.
- 02Interne cijfers (prijzen, marges, lonen) en alles wat onder een NDA valt, blijven buiten elke AI-tool die niet op onze goedgekeurde lijst staat.
- 03Briefings, teksten en materiaal van klanten mogen alleen in tools waarvoor we een zakelijke overeenkomst hebben (zie blok 02).
- 04Twijfel je of iets gevoelig is? Vraag het aan [NAAM AI-VERANTWOORDELIJKE] vóór je het gebruikt, niet erna.
Goedgekeurde tools: een korte lijst, geen wildgroei
Niet elke tool hoeft verboden of toegelaten te zijn. Wel: een korte lijst die iedereen kent, en één route om er een tool bij te krijgen.
- 01Goedgekeurd voor klantwerk: [TOOL 1] en [TOOL 2], telkens met een zakelijke licentie waarbij onze data niet gebruikt wordt om modellen te trainen.
- 02Goedgekeurd voor intern werk zonder klantdata: [TOOL 3] en [TOOL 4].
- 03Niet toegestaan: gratis of privé-accounts voor klantwerk. Wat je privé uitprobeert, blijft privé.
- 04Een nieuwe tool proberen? Meld het bij [NAAM AI-VERANTWOORDELIJKE]. Die checkt datalocatie, licentievoorwaarden en trainingsgebruik vóór de tool op de lijst komt.
Klant-disclosure: wanneer vertel je dat AI meedraait
Klanten vragen er steeds vaker naar. Eén afgesproken antwoord voorkomt dat je team moet improviseren.
- 01Vraagt een klant of we AI gebruiken, dan antwoorden we eerlijk en zonder omwegen. We beloven nooit "geen AI" als we het wel inzetten.
- 02Doet AI een substantieel deel van het werk in een deliverable van het type [DELIVERABLE-TYPE], dan vermelden we dat proactief in de offerte of de briefing.
- 03Afspraken met een klant over AI-gebruik (wel, niet, of onder voorwaarden) leggen we schriftelijk vast in [PLAATS: offerte/contract/projectdoc].
- 04Verbiedt een klant AI contractueel, dan respecteren we dat volledig: de context van die klant gaat bij ons in geen enkele AI-tool.
- 05Maken we met AI beelden, video of audio die echt lijken, dan labelen we die als AI-gegenereerd. De EU AI Act (artikel 50) maakt die transparantie vanaf 2 augustus 2026 verplicht; wij doen het standaard.
Eigenaarschap en review: wie kijkt na vóór het buitengaat
AI-output is een eerste versie, geen eindproduct. Deze afspraken houden de verantwoordelijkheid waar ze hoort: bij een mens.
- 01Niets dat AI maakte gaat de deur uit zonder menselijke review. De reviewer is verantwoordelijk voor wat vertrekt, niet de tool.
- 02Per type werk is één rol eindverantwoordelijk: [ROL] voor teksten, [ROL] voor beeld, [ROL] voor automatisaties of code.
- 03Feiten, cijfers en bronnen in AI-output check je altijd zelf, ook als het overtuigend klinkt. Juist dan.
- 04Vraagt een klant garanties over originaliteit of eigendom van het werk, check dan vóór levering hoe groot het AI-aandeel is: puur AI-gegenereerd werk is mogelijk niet auteursrechtelijk beschermd.
- 05We houden in [REGISTER/DOCUMENT] bij welke systemen met klantdata werken, en we herbekijken deze policy elke [3 of 6] maanden: tools veranderen sneller dan afspraken.
Dit is een praktische werkafspraak, geen juridisch document. Voor contracten, aansprakelijkheid en sectorspecifieke regels blijf je bij je advocaat.
Tools veranderen, deze template verandert mee.
Ik scherp de template aan op basis van wat ik in echte trajecten zie werken. Laat je e-mail achter en je krijgt de volgende versie vanzelf, samen met de nieuwsbrief met praktische AI-tips.
Een policy op maat is een vast onderdeel van de Audit Sprint.
De template is een sterke eerste versie. Wil je afspraken die volledig afgestemd zijn op jullie klanten en contracten? Bij een Sprint leggen we ze samen vast.